Dans le processus de recrutement, il est essentiel pour les entreprises de communiquer avec tous les candidats ayant postulé à un poste. Les lettres de refus sont des outils indispensables pour les responsables des ressources humaines ou les dirigeants d’entreprise qui souhaitent maintenir une bonne image et respecter la courtoisie professionnelle tout en informant les candidats de l’échec de leur application. Dans cet article, nous allons explorer comment rédiger une lettre type de refus de candidature.
L’objet et l’introduction de la lettre de refus
Pour commencer, il faut déterminer l’objet du courrier électronique ou de la lettre. Il doit être clair et précis afin que le destinataire puisse identifier rapidement son contenu. Par exemple, on peut suggérer : « Réponse à votre candidature – [nom de l’entreprise] ». Passons maintenant à l’introduction.
Dans cette partie, l’expéditeur doit se présenter en indiquant son nom, son prénom et sa fonction au sein de l’entreprise. Ensuite, il convient de rappeler pour quel poste le candidat avait postulé ainsi que la date de sa candidature pour référence. Une phrase d’accroche telle que « Après examen attentif de votre dossier, je suis en mesure de vous apporter une réponse quant à votre candidature pour le poste de _____. » peut être appropriée.
Annoncer le refus poliment
Après avoir mis en place le contexte, la lettre doit annoncer de manière explicite mais respectueuse le refus du candidat. Les mots doivent être choisis minutieusement pour ne pas froisser la personne qui reçoit cette notification. On peut par exemple écrire, « Malheureusement, nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature.«
Dans cette étape, il est également pertinent d’informer brièvement le destinataire des raisons sous-jacentes à la décision prise. Ces motifs peuvent concerner un nombre important de candidatures, un profil moins adapté aux exigences du poste ou des compétences non conformes à celles recherchées par l’entreprise.
Exprimer ses remerciements et encouragements
Même si la réponse est négative, il est préférable de remercier le candidat pour son intérêt envers l’entreprise et le temps qu’il a consacré à soumettre sa candidature. Ainsi, la formulation pourrait être : « Nous tenons néanmoins à vous remercier de l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise et de la confiance que vous nous avez témoignée en postulant chez nous. »
De plus, il est recommandé d’exprimer des encouragements afin que le candidat puisse positivement envisager la poursuite de ses recherches d’emploi. Une phrase telle que « Nous sommes convaincus que vos compétences et qualités répondront parfaitement aux attentes d’autres employeurs. » apporte du soutien et une touche positive pour conclure cette lettre.
Proposer de conserver les informations du candidat
Il peut parfois être judicieux de proposer de conserver les informations du candidat pour d’éventuelles opportunités futures. Ainsi, si l’entreprise estime que le profil du candidat pourrait correspondre à un autre poste ou avoir un intérêt ultérieur, il est possible d’intégrer une offre comme celle-ci : « Nous souhaitons vous informer que nous conservons votre candidature dans notre base de données afin de vous recontacter si de nouvelles opportunités professionnelles se présentaient au sein de notre entreprise. » Bien entendu, cette proposition doit être sincère et en adéquation avec les politiques de confidentialité et de protection des données personnelles.
Clôturer la lettre
Pour finir, il convient de conclure la lettre de refus avec une formule appropriée ainsi que la signature de l’expéditeur. Les phrases de clôture peuvent varier, mais quelques options sont les suivantes :
– « Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos recherches d’emploi actuelles et futures. »
– « N’hésitez pas à consulter régulièrement notre site Internet pour découvrir nos offres de recrutement. »
– « En vous présentant mes regrets, veuillez accepter, [M/Mme], l’assurance de ma considération distinguée. »
Une lettre de refus de candidature bien rédigée contribue à préserver la réputation de l’entreprise tout en informant respectueusement les candidats non retenus. Il est donc primordial de soigner chaque détail et d’adopter un ton poli et professionnel lors de la rédaction de ce type de courrier.
